Đầu tư thời gian đúng chỗ, thu lợi nhuận lớn với Ma trận Eisenhower.

Bạn muốn đầu tư thời gian một cách thông minh, tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao nhất và thu về lợi nhuận lớn, cả về vật chất lẫn tinh thần? Diễn Đàn ISO sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Ma trận Eisenhower để đạt được mục tiêu này, giúp bạn trở thành một nhà đầu tư thời gian thông minh và hiệu quả.


Ma trận Eisenhower là gì?

Trước khi tìm hiểu khái niệm về Ma trận Eisenhower là gì, ta sẽ đi vào tìm hiểu khái quát về nguồn gốc ra đời của ma trận quản lý thời gian này. 

Ma trận thời gian Eisenhower do Dwight D. Eisenhower sáng tạo ra. Ông chính là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ nhiệm kỳ 1953 – 1961. Trước khi trở thành tổng thống, Eisenhower từng đảm nhận rất nhiều cương vị quan trọng như Tư lệnh tối cao của NATO, Hiệu trưởng Đại học Columbia. Mặc dù phải làm rất nhiều công việc nhưng ông vẫn có cách để sắp xếp và quản lý thời gian rất tốt, thậm chí còn có thời gian để giải trí, thư giãn với bộ môn golf, vẽ tranh sơn dầu. Bằng cách nào mà Eisenhower có thể làm được điều này? Đó chính là nhờ việc biết sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng của chúng để thực hiện và phân chia để làm một cách hợp lý. Nhờ vậy mà phương pháp quản lý thời gian Eisenhower của ông sau khi ra đời được rất nhiều người ở quốc gia tiên tiến trên thế giới áp dụng vào công việc và cuộc sống.

Ma trận Eisenhower hay Ma trận quản lý thời gian là một phương pháp giúp việc thực hiện các công việc trở nên có năng suất hơn thông qua việc sắp xếp những công việc theo thứ tự ưu tiên quan trọng để thực hiện trước sau đó lần lượt thực hiện các nhiệm vụ kém quan trọng hơn. 

Lợi ích của việc ứng dụng ma trận Eisenhower là gì?

Hằng ngày, chúng ta đều có rất nhiều công việc cần phải giải quyết, vì thế nếu không biết cách quản lý và sắp xếp phân bổ công việc một cách hợp lý thì sẽ dẫn đến tình trạng nước đến chân mới nhảy, nhảy không kịp thì nhiệm vụ coi như chưa được hoàn thành. Có nhiều người thậm chí bị stress, quay cuồng vì có hàng tá công việc phải làm nhưng lại chẳng biết nên bắt đầu từ đâu, dẫn đến làm qua loa cho xong và kết quả kém chất lượng.

Vậy bạn có bao giờ thắc mắc tại sao cùng một khối lượng công việc như nhau mà lại có những người giải quyết rất nhanh chóng, ổn thỏa thậm chí lại có thời gian dành cho bản thân chưa? Mấu chốt của vấn đề này nằm ở chỗ biết cách sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả, biết ưu tiên những công việc quan trọng, khẩn cấp cần giải quyết mà không bị lan man, làm việc không có mục tiêu, và mô hình Eisenhower sẽ chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn thực hiện điều này. 

Khi áp dụng phương pháp này thì bạn cần tự đặt ra cho mình câu hỏi rằng liệu đâu là công việc khẩn cấp mình cần ưu tiên, nhiệm vụ này có thật sự cần thiết hay là không? Sau đó, điền nó vào từng khung mức độ ưu tiên công việc trong biểu đồ quản lý thời gian để nhìn vào đó bạn có thể biết được mình cần giải quyết công việc nào trước, sau đó lần lượt hoàn thành các nhiệm vụ khác với thời gian tối ưu nhất.

Eisenhower ma trận đặc biệt hữu ích đối với những người thường xuyên không thể hoàn thành mục tiêu công việc đúng thời hạn hoặc những người có khối lượng công việc phải giải quyết quá nhiều trong ngày như quản lý, chủ doanh nghiệp.

>>Xem thêm: Poka Yoke là gì


ma trận einsenhower


CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MA TRẬN EISENHOWER

Để có thể áp dụng được phương pháp này một cách hiệu quả nhất thì bạn nên xây dựng và cập nhật theo ngày để giúp hiểu rõ hơn các kết quả và có thể dần dần hình thành được những thói quen. Tiếp đến là bạn có thể quản lý công việc theo tuần hoặc theo tháng.


Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm trong ngày.


Bước 2: Sắp xếp các công việc vào các P tương ứng trong biểu đồ .


Bước 3: Tiến hành thực hiện các công việc một cách cụ thể:


Thứ tự thực hiện các công việc là: P2 => P1 => P3 => P4.

Phân bổ thời gian tương đương: 20% – 65% – 10% – (<5%)

Công việc phát sinh thuộc P1 thì cố gắng tìm cách chuyển sang P2 nếu không được thì tự làm.

Công việc thuộc P2 thì tự làm kết hợp giao việc cho cấp dưới thực hiện

Công việc thuộc P3 thì uyển quyền cho cấp dưới thực hiện

Công việc thuộc P4 thì nên bỏ đi.

Bước 4: Đánh giá lại các kết quả đã thực hiện được trong ngày

Bước 5: Lặp lại vào ngày hôm sau

Các công việc chưa hoàn thành thì sẽ tiếp tục chuyển sang ngày hôm sau để thực hiện tiếp.


 

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Áp Dụng Just In Time: Cách Doanh Nghiệp Sản Xuất Tiết Kiệm Hàng Tỷ Đồng & Case Study Thực Tế

Hình ảnh
  Bạn có tin rằng Just In Time (JIT) có thể giúp doanh nghiệp sản xuất tiết kiệm hàng tỷ đồng? Diễn đàn ISO   sẽ chứng minh điều đó cho bạn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những case study thực tế về các doanh nghiệp đã tiết kiệm hàng tỷ đồng nhờ áp dụng JIT. mô hình just in time MÔ HÌNH JUST IN TIME LÀ GÌ? Just-in-time là gì? Just In Time (JIT) là một khái niệm trong sản xuất hiện đại. Just-in-time (JIT) là hệ thống quản lý hàng tồn kho sử dụng chiến lược đồng bộ việc đặt mua nguyên liệu thô phù hợp với lịch trình sản xuất. Bằng cách chỉ nhận nguyên vật liệu khi cần thiết cho quy trình sản xuất, JIT giúp các doanh nghiệp có thể tối đa năng suất, giảm thiểu lãng phí và chi phí tồn kho. Just In Time là: “Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – tại đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết”. Just in time hướng tới mục tiêu: Tồn kho bằng không. Thời gian chờ đợi bằng không. Chi phí phát sinh bằng không. mô hình just in time Điều kiện để áp dụng JIT Để áp dụng  Just-in-time ...
Đọc thêm

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tính & Áp Dụng Nhịp Sản Xuất (Takt Time) Từng Bước

Hình ảnh
Diễn đàn ISO cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từng bước về cách tính toán và áp dụng Nhịp Sản Xuất (Takt Time) vào quy trình sản xuất của bạn. KHÁI NIỆM NHỊP SẢN XUẤT Nhịp sản xuất (Takt time) là một khái niệm trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đây là khoảng thời gian tối đa mà sản phẩm cần được sản xuất ra để đáp ứng được với nhu cầu của khách hàng. Nhịp sản xuất (Takt time) là một khái niệm cốt lõi trong sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), dùng để đồng bộ tốc độ sản xuất với nhu cầu của khách hàng. Nhịp sản xuất được sử dụng để mô tả, theo dõi tốc độ một qui trình cần được duy trì ở các công đoạn khác nhau đảm bảo chủ động điều phối và giám sát để luồng sản xuất liên tục. PHÂN BIỆT NHỊP SẢN XUẤT VỚI THỜI GIAN CHU KÌ Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn tuy nhiên chúng có sự khác nhau rõ rệt. Nhịp sản xuất khác với thời gian chu kì (Cycle Time) chính là thời gian cần để qui trình hoàn tất một sản phẩm. Một ví dụ đơn giản để có thể phân b...
Đọc thêm

Hướng dẫn từng bước áp dụng SMED để giảm thời gian chuyển đổi và tăng hiệu quả.

Hình ảnh
  Bạn muốn giảm thời gian chuyển đổi trong quy trình sản xuất của mình nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Diễn đàn ISO cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể áp dụng SMED (Single-Minute Exchange of Die) một cách hiệu quả, giảm thời gian chuyển đổi và tăng năng suất một cách đáng kể. SMED là gì? SMED là gì?  SMED (Chuyển đổi nhanh) là viết tắt của từ “Single Minute Exchange of Dies”, có nghĩa là giảm thời gian chuyển đổi xuống dưới 10 phút. Đây là một phương pháp tiếp cận có hệ thống giúp giảm thời gian thiết lập hoặc chuyển đổi trong quy trình sản xuất.   Phương pháp này được phát triển bởi Shigeo Shingo, một kỹ sư công nghiệp kiêm nhà tư vấn người Nhật Bản. SMED được sử dụng rộng rãi trong sản xuất tinh gọn và quy trình cải tiến liên tục (Kaizen).   Trong quản lý sản xuất, mục tiêu chính của SMED là giảm thiểu thời gian cần thiết để chuyển đổi hệ thống sản xuất từ lô sản phẩm này sang lô sản phẩm khác. Thời gian chuyển đổi (Changeover time) phải nằm từ 0 ...
Đọc thêm