PDCA: Điều Chỉnh (Act) Như Thế Nào Để Duy Trì Cải Tiến Liên Tục? Bài Học Kinh Nghiệm Thực Tế

Giai đoạn "Act" có vai trò then chốt như thế nào trong việc duy trì cải tiến liên tục và ngăn chặn sự trì trệ? Diễn Đàn ISO chia sẻ những bài học kinh nghiệm thực tế, những sai lầm thường gặp và cách khắc phục, giúp bạn điều chỉnh và hoàn thiện quy trình PDCA một cách hiệu quả nhất, đảm bảo rằng cải tiến luôn là một phần không thể thiếu trong DNA của doanh nghiệp.

Chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA (hay còn gọi là chu trình PDCA) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950.

Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối thập niên 30.

Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Mô hình PDCA được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó thể hiện bản chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục không ngừng.

Đây là mô hình của sự cải thiện được duy trì liên tục, thích hợp hơn so với việc chỉ sửa chữa nhanh chóng một lần, và đó là lý do chúng được đưa vào trong tiêu chuẩn ISO 9001. Tiêu chuẩn ISO 9001 đã, đang là mục tiêu chính của việc cải tiến liên tục trong Hệ thống quản lý chất lượng hiện đại.

chu trình pdca

Cách thức ứng dụng PDCA trong quy trình sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả

Doanh nghiệp đã hiểu PDCA là gì? Vậy chúng ta tiếp tục tìm hiểu cách triển khai quy trình này như thế nào để cải tiến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp:

04 bước trong chu trình và cách thức hoạt động của mô hình PDCA

Plan – Lập kế hoạch

Giai đoạn khởi đầu trong chu trình PDCA là bước quan trọng nhất, vì nó thiết lập nền tảng cho toàn bộ quá trình. Một kế hoạch được xây dựng cẩn thận và chi tiết sẽ giúp định hình rõ ràng cho các bước tiếp theo, đảm bảo hoạt động được triển khai hiệu quả và giảm thiểu tối đa những điều chỉnh không cần thiết. Khi áp dụng chu trình PDCA đúng cách, doanh nghiệp sẽ đạt được sự thành công trong việc quản lý và tối ưu hóa hoạt động.

Việc phân nhỏ các bước trong giai đoạn này giúp doanh nghiệp có một kế hoạch chi tiết, giảm thiểu rủi ro và tránh được những thất bại không mong muốn. Doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau trong giai đoạn này:

  • Xác định các vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
  • Xác định các mục tiêu cụ thể của kế hoạch.
  • Xác định các hành động và quy trình cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
  • Xác định nguồn lực cần thiết.

Chu trình PDCA là gì có thể áp dụng cho nhiều loại dự án khác nhau. Dù doanh nghiệp đang khởi tạo một dự án mới hay sử dụng PDCA cho việc cải tiến chất lượng, đầu tư thời gian vào lập kế hoạch sẽ giúp đảm bảo dự án được thực hiện đúng hướng.

Lưu ý rằng PDCA là một chu trình lặp lại. Nếu doanh nghiệp không có đầy đủ câu trả lời ngay từ lần đầu tiên, không sao cả, vì chu trình này có thể được thực hiện lại nhiều lần. Mỗi lần lặp lại, hãy đánh giá lại kế hoạch để đảm bảo nó luôn được cập nhật và phù hợp với mục tiêu dự án.

Trong giai đoạn này, PDCA được kết nối mật thiết với các Điều khoản 4 - 6 theo tiêu chuẩn ISO 9001:

  • Điều khoản 4: Hệ thống quản lý chất lượng (HTQL) quy định phạm vi áp dụng, các quy trình cần thiết và sự tương tác giữa các quy trình trong HTQL.
  • Điều khoản 5: Trách nhiệm lãnh đạo nhấn mạnh cam kết liên tục cải tiến, đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực, xây dựng chính sách và thiết lập các mục tiêu chất lượng.
  • Điều khoản 6: Lập kế hoạch tập trung vào việc xác định các mục tiêu chất lượng và xây dựng kế hoạch để đạt được chúng, bao gồm phương pháp, tài nguyên, và trách nhiệm thực hiện

>>Xem thêm: JIDOKA là gì

chu trình pdca

Do – Thực hiện

Sau khi kế hoạch đã được thống nhất, doanh nghiệp tiến hành giai đoạn Do – thực hiện. Tất cả những gì đã được xem xét trong bước lập kế hoạch sẽ được đưa vào thực thi ở giai đoạn này. Hãy chú ý rằng những tình huống không mong muốn có thể xảy ra. Vì vậy, nếu có thể, hãy thử nghiệm kế hoạch trên quy mô nhỏ và trong một môi trường được kiểm soát trước khi triển khai rộng rãi.

Tiêu chuẩn hóa là yếu tố quan trọng giúp nhóm thực hiện kế hoạch một cách trơn tru. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Một số câu hỏi quan trọng cần được đặt ra ở giai đoạn này bao gồm:

  • Ai sẽ tiến hành thử nghiệm giải pháp?
  • Làm thế nào doanh nghiệp có thể thực hiện thử nghiệm trên quy mô nhỏ hơn?
  • Doanh nghiệp sẽ thu thập dữ liệu như thế nào?

Việc triển khai kế hoạch có liên quan đến một phần của Điều khoản 7 và chủ yếu được tập trung ở Điều khoản 8, cụ thể như sau:

  • Điều khoản 7.2: Năng lực
  • Điều khoản 8: Triển khai thực hiện:
  • 8.1: Hoạch định, thực hiện và kiểm soát quy trình
  • 8.2: Yêu cầu đối với sản phẩm/ dịch vụ
  • 8.3: Thiết kế và phát triển sản phẩm/ dịch vụ
  • 8.4: Kiểm soát quá trình, sản phẩm/ dịch vụ do bên ngoài cung cấp
  • 8.5: Sản xuất và cung cấp sản phẩm/ dịch vụ
  • 8.6: Thông qua sản phẩm/ dịch vụ

Check – Kiểm tra dữ liệu

Giai đoạn Check – Kiểm tra dữ liệu là bước then chốt trong chu trình PDCA là gì. Nếu doanh nghiệp muốn đảm bảo kế hoạch của mình là đúng đắn, tránh lặp lại các sai sót và thành công trong việc cải tiến liên tục, cần chú ý đến bước này. Đây là lúc để đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch và xác định xem liệu kế hoạch ban đầu có mang lại kết quả như mong đợi không.

Ngoài ra, đội ngũ của doanh nghiệp sẽ có cơ hội phát hiện những phần nào trong quy trình hiện tại cần được cải thiện và loại bỏ các yếu tố không hiệu quả trong tương lai. Nếu có vấn đề xảy ra, cần phân tích kỹ lưỡng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Một số câu hỏi cần được trả lời trong giai đoạn này là:

  • Các thử nghiệm giải pháp có đạt được kết quả mong muốn không?
  • Điều gì đã không diễn ra theo kế hoạch?
  • Dữ liệu thu thập được có đủ để kiểm tra giải pháp một cách chính xác không?
  • Có thể mở rộng quy mô thử nghiệm thành hoạt động chính thức không?
  • Có giải pháp nào tốt hơn không?

Tiêu chuẩn ISO 9001 quy định điều này trong Điều khoản 9: Đánh giá hiệu quả hoạt động, bao gồm:

  • Điều khoản 9.1: Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng dựa trên các dữ liệu thu thập được.
  • Điều khoản 9.2: Tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ.
  • Điều khoản 9.3: Xem xét của lãnh đạo

Act – Hành động

Giai đoạn Act – Hành động xác định liệu giải pháp có thành công hay không và bắt đầu triển khai nó vào các hoạt động của doanh nghiệp nhằm cải thiện quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. Sau khi vấn đề đã được xác định, kiểm tra và giải quyết, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp khắc phục để áp dụng toàn bộ kế hoạch.



Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Áp Dụng Just In Time: Cách Doanh Nghiệp Sản Xuất Tiết Kiệm Hàng Tỷ Đồng & Case Study Thực Tế

Hình ảnh
  Bạn có tin rằng Just In Time (JIT) có thể giúp doanh nghiệp sản xuất tiết kiệm hàng tỷ đồng? Diễn đàn ISO   sẽ chứng minh điều đó cho bạn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những case study thực tế về các doanh nghiệp đã tiết kiệm hàng tỷ đồng nhờ áp dụng JIT. mô hình just in time MÔ HÌNH JUST IN TIME LÀ GÌ? Just-in-time là gì? Just In Time (JIT) là một khái niệm trong sản xuất hiện đại. Just-in-time (JIT) là hệ thống quản lý hàng tồn kho sử dụng chiến lược đồng bộ việc đặt mua nguyên liệu thô phù hợp với lịch trình sản xuất. Bằng cách chỉ nhận nguyên vật liệu khi cần thiết cho quy trình sản xuất, JIT giúp các doanh nghiệp có thể tối đa năng suất, giảm thiểu lãng phí và chi phí tồn kho. Just In Time là: “Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – tại đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết”. Just in time hướng tới mục tiêu: Tồn kho bằng không. Thời gian chờ đợi bằng không. Chi phí phát sinh bằng không. mô hình just in time Điều kiện để áp dụng JIT Để áp dụng  Just-in-time ...
Đọc thêm

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tính & Áp Dụng Nhịp Sản Xuất (Takt Time) Từng Bước

Hình ảnh
Diễn đàn ISO cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từng bước về cách tính toán và áp dụng Nhịp Sản Xuất (Takt Time) vào quy trình sản xuất của bạn. KHÁI NIỆM NHỊP SẢN XUẤT Nhịp sản xuất (Takt time) là một khái niệm trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đây là khoảng thời gian tối đa mà sản phẩm cần được sản xuất ra để đáp ứng được với nhu cầu của khách hàng. Nhịp sản xuất (Takt time) là một khái niệm cốt lõi trong sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), dùng để đồng bộ tốc độ sản xuất với nhu cầu của khách hàng. Nhịp sản xuất được sử dụng để mô tả, theo dõi tốc độ một qui trình cần được duy trì ở các công đoạn khác nhau đảm bảo chủ động điều phối và giám sát để luồng sản xuất liên tục. PHÂN BIỆT NHỊP SẢN XUẤT VỚI THỜI GIAN CHU KÌ Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn tuy nhiên chúng có sự khác nhau rõ rệt. Nhịp sản xuất khác với thời gian chu kì (Cycle Time) chính là thời gian cần để qui trình hoàn tất một sản phẩm. Một ví dụ đơn giản để có thể phân b...
Đọc thêm

Hướng dẫn từng bước áp dụng SMED để giảm thời gian chuyển đổi và tăng hiệu quả.

Hình ảnh
  Bạn muốn giảm thời gian chuyển đổi trong quy trình sản xuất của mình nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Diễn đàn ISO cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể áp dụng SMED (Single-Minute Exchange of Die) một cách hiệu quả, giảm thời gian chuyển đổi và tăng năng suất một cách đáng kể. SMED là gì? SMED là gì?  SMED (Chuyển đổi nhanh) là viết tắt của từ “Single Minute Exchange of Dies”, có nghĩa là giảm thời gian chuyển đổi xuống dưới 10 phút. Đây là một phương pháp tiếp cận có hệ thống giúp giảm thời gian thiết lập hoặc chuyển đổi trong quy trình sản xuất.   Phương pháp này được phát triển bởi Shigeo Shingo, một kỹ sư công nghiệp kiêm nhà tư vấn người Nhật Bản. SMED được sử dụng rộng rãi trong sản xuất tinh gọn và quy trình cải tiến liên tục (Kaizen).   Trong quản lý sản xuất, mục tiêu chính của SMED là giảm thiểu thời gian cần thiết để chuyển đổi hệ thống sản xuất từ lô sản phẩm này sang lô sản phẩm khác. Thời gian chuyển đổi (Changeover time) phải nằm từ 0 ...
Đọc thêm